Stworzenie firmowej strony internetowej wymaga wykupienia usługi hostingu, czyli serwera który umożliwi prawidłowe działanie strony internetowej, jej obsługę, a także posiadanie własnego adresu e-mail stworzonego na potrzeby firmowej strony internetowej. Firmy, które decydują się na zmianę serwera najczęściej robią to z konieczności, gdy dotychczasowa usługa nie spełnia ich oczekiwań lub gdy koszty usługi u dostawcy hostingu znacznie przewyższają oferty konkurencji. Planując zmianę serwera należy pamiętać, że przeniesienie domeny do nowego dostawcy to tylko pierwsze z ważnych zadań – aby w dalszym ciągu korzystać z jej wszystkich funkcjonalności konieczna jest także migracja poczty. Jak wygląda taki proces w praktyce?
Poczta na serwerze czyli skrzynki e-mail i ich zawartość
Na serwerze, do którego podpięta jest Twoja domena działa nie tylko strona internetowa, do której logujesz się np. z poziomu WordPress, ale także skrzynki e-mail, z których możesz korzystać w celach kontaktu ze swoimi klientami, kontrahentami czy firmami zewnętrznymi. Jeśli strona internetowa stanowi część Twojego biznesu, korzystanie z dołączonej do domeny skrzynki pocztowej wygląda znacznie bardziej profesjonalnie, niż adres e-mail stworzony w usłudze Gmail czy u innego dostawcy. Z uwagi na powyższe, wiele firm korzysta z własnych skrzynek pocztowych postawionych na serwerze. Utrata zgromadzonych tam wiadomości e-mail, ważnych dokumentów i załączników nie byłaby pożądana, dlatego niezbędne jest by odpowiednio zabezpieczyć zawartość poczty przed transferem strony na nowy serwer.
Skrzynki e-mailowe dzielimy na dwa podstawowe typy: skrzynki POP3, których zawartość pobierana jest na komputer lokalny, oraz skrzynki IMAP, które przechowują całą zawartość poczty na serwerze w skrzynce pocztowej oraz odpowiednich folderach. Ze względu na różnice pomiędzy sposobami działania protokołów POP3 i IMAP, ważne jest by odpowiednio przygotować zawartość skrzynki pocztowej i przetransferować ją na nowy serwer przed rezygnacją z poprzedniego.
Protokoły POP3 i IMAP – zalety, wady i podstawowe różnice
Skrzynki POP3 są przeznaczone do pracy w trybie offline, bo przy każdym połączeniu się programu pocztowego z serwerem pobierają nieprzeczytane wiadomości i załączniki bezpośrednio na komputer lokalny. Korzystając z takiej poczty nie musisz obawiać się o brak dostępu do internetu – pocztę możesz pobrać w całości na komputer, odczytać w wolnej chwili, a jedynym ograniczeniem jest potrzeba połączenia z internetem przy wysyłaniu oraz pobieraniu nowych wiadomości. Praca z protokołem POP3 może utrudniać także korzystanie z poczty na wielu urządzeniach, z uwagi na to że zależenie od konfiguracji programu pocztowego, wiadomości pobrane mogą pozostawiać na serwerze lub być z niego usuwane, co często jest ustawieniem domyślnym.
Protokoły IMAP pozwalają poczcie działać w zupełnie odmiennym trybie – wszystkie wiadomości są tutaj przechowywane na serwerze, a przy połączeniu komputera z serwerem transmitowane są wyłącznie nagłówki wiadomości. Dopiero po otworzeniu konkretnej rozmowy lub wiadomości e-mail, komputer pobiera wiadomość i jej załączniki do odczytania. Opcja ta pozwala na zarządzanie pocztą i otrzymywaną korespondencją bez potrzeby jej pobierania, łatwą obsługę poczty z wielu urządzeń, ale też wymaga stałego połączenia z internetem. Większość programów i aplikacji przystosowanych do obsługi poczty e-mail pracuje obecnie zarówno na protokołach IMAP, jak i POP3. Rodzaj wykorzystywanego na serwerze protokołu będzie miał znaczenie przy przenoszeniu poczty do nowego dostawcy hostingu.
Sposoby przeniesienia poczty i zwartości między serwerami
Procedura transferu poczty i jej zawartości na nowy serwer nie jest skomplikowana, jednak nieodpowiednio przeprowadzona może zakończyć się utratą wszystkich wiadomości e-mail i załączników przechowywanych na poczcie i wymienionych w czasie jej pracy na poprzednim serwerze. W związku z powyższym polecane jest korzystanie w tym celu z usług specjalistów, którzy przeniosą na nowy serwer nie tylko Twoją stronę www, ale i skrzynki pocztowe wraz z ich zawartością.
Przenosząc skrzynkę pocztową opartą o protokół IMAP, w pierwszej kolejności zakładamy właściwe skrzynki pocztowe na nowym serwerze, a następnie, mając dostęp do obydwu serwerów, przenosimy zawartość skrzynek i poszczególnych folderów na nowy serwer. Na tym etapie możliwe jest ustawienie tych samych haseł dostępu co stosowane na starym serwerze lub ustalenie nowych, w zależności od indywidualnych preferencji. Jeśli przenosimy pocztę opartą o protokół POP3, z plikami przechowywanymi na komputerze lokalnym, konieczne jest jedynie założenie nowych skrzynek na serwerze oraz zmiana danych w programie pocztowym używanym do obsługi skrzynki na komputerze firmowym. Działania te wymagają oczywiście umiejętności poruszania się po serwerze oraz plikach i folderach poczty, tak by mieć pewność że wszystkie dane zostały przeniesione i prawidłowo zapisane przed zakończeniem korzystania z usług poprzedniego hostingu.
Przeniesienie poczty na nowy serwer w usługach Administracja WWW
Jeśli planujesz migrację strony internetowej na nowy serwer i chcesz, by wszystkie wiadomości e-mail oraz zawartość poczty zostały prawidłowo skopiowane, w Administracja WWW zajmiemy się tym w ramach usługi przenoszenia poczty i www. Twoje dane są z nami bezpieczne. Od lat pracujemy na wrażliwych danych powierzonych przez największe podmioty w kraju. Posiadamy narzędzia kontrolne i doświadczoną załogę, która zajmie się Twoim zleceniem sprawnie i na najwyższym poziomie. Spełniamy wszystkie warunki dot. wymogów RODO oraz posiadamy ubezpieczenie odpowiedzialności zawodowej w zakresie usług doradczych i konsultingowych, przetwarzania oraz zarządzania danymi (ubezpieczenie zapewnione przez Ubezpiecza nas Colonnade Insurance S.A. Oddział w Polsce).